Candidaturas Online

Introdução

A partir do ano lectivo 2011/2012 as candidaturas aos mestrados e pós-graduações das Escolas de Ciências Sociais e Humanas, Sociologia e Políticas Públicas e Tecnologias e Arquitectura são efectuadas online por meio do sistema Fénix.

Se o futuro candidato a mestrado e/ou pós-graduação já é aluno ou colaborador do ISCTE-IUL e detêm as credenciais do Sistema FÉNIX pode aceder directamente ao Portal de Candidatura no FÉNIX.

Caso contrário, para efectuar uma candidatura, o futuro candidato deve no portal do ISCTE-IUL (http://www.iscte-iul.pt/cursos/mestrados/como_candidatar.aspx) indicar o seu endereço de email. Este endereço irá provavelmente ser alterado.

De imediato, o futuro candidato recebe um email no endereço de correio electrónico indicado com as credenciais de acesso ao sistema de candidaturas online no Fénix e deve aceder ao sistema e iniciar a candidatura no prazo de 2 horas.

Através do sistema Fénix, o candidato pode:

• Criar candidatura

• Consultar os seus cursos e candidaturas

• Ver detalhes da candidatura

• Preencher informação e anexar documentos

• Submeter a candidatura

• Cancelar a candidatura

• Remover o cancelamento da candidatura

Estados da Candidatura Online

Os estados possíveis para uma candidatura online podem ser:

• Pré-Candidato

Estado atribuído automaticamente, pelo sistema, o candidato cria uma candidatura para o curso seleccionado mas não existem dados da candidatura alterados por si.

• Pendente com Dados Preenchidos

Estado atribuído automaticamente, pelo sistema, quando já existem alguns/todos dados da candidatura preenchidos mas a candidatura ainda não foi submetida

• Pendente com Dados Confirmados

Estado atribuído automaticamente, pelo sistema, quando o candidato submete a candidatura ao sistema.

• Candidato com pagamento efectuado

Estado atribuído automaticamente, pelo sistema, quando o candidato efectua o pagamento da taxa de candidatura por referência Multibanco e o pagamento é confirmado.

Quando o candidato tem nacionalidade estrangeira tem possibilidade de escolher o tipo de pagamento (Multibanco ou PayPal).

Se o candidato selecciona o pagamento por PayPal, o estado é atribuído quando a tesouraria que valida o pagamento no Portal da Tesouraria do sistema Fénix.

• Candidatura em análise

Estado atribuído pelo utilizador do Secretariado da Escola quando a candidatura está em análise.

• Não admitido

Estado atribuído pelo secretariado da escola quando a candidatura não é aceite após análise da mesma e a pontuação final não cumpre os objectivos mínimos ou não há vagas disponíveis face ao número de selecção

• Excluído

Estado atribuído pelo secretariado da escola quando a candidatura é excluída por não ser entregue toda a documentação exigida.

• Admitido

Estado atribuído pelo secretariado da escola quando a candidatura é aceite e existem vagas por preencher.

• Admitido Condicionado

Estado atribuído pelo secretariado da escola quando a candidatura é aceite e existem vagas por preencher mas o candidato ainda não terminou a licenciatura.

• Suplente

Estado atribuído pelo secretariado da escola quando a candidatura é aceite mas já não existem vagas por preencher.

• Cancelado

Estado atribuído automaticamente, pelo sistema, quando o candidato cancela a sua candidatura.

• Matriculado

Estado atribuído automaticamente, pelo sistema, após a formalização da matrícula do candidato aceite.

Procedimentos da Gestão de Candidaturas Online para o 2. º Ciclo

Os procedimentos, da Gestão de Candidaturas Online para o 2. º Ciclo, são compostos pelas seguintes fases:

• Configuração das candidaturas Online. Nesta fase, são disponibilizados os cursos e configurados:

  • os emails automáticos a enviar aos candidatos e

  • os períodos de candidaturas.

• Candidatura. Nesta fase, os candidatos efectuam a candidatura:

  • solicitando a criação das credenciais necessárias para acederem ao portal das Candidaturas no Fénix;

  • preenchendo e anexando a informação necessária;

  • submetendo a candidatura;

  • efectuando o pagamento da taxa de candidatura.

E o sistema procede:

• à alteração de estados da candidatura;

• ao envio automático de emails.

• Análise das candidaturas. Nesta fase, os Secretariados das Escolas procedem à gestão da informação das candidaturas. Os Directores de Curso efectuam a análise das candidaturas. Finalmente é atribuído o final às candidaturas analisadas.

Fase de Configuração das Candidaturas Online

Responsável	Procedimento		Portal no Fénix
GGC e Concelho Científico	Criação de períodos de candidaturas para cada curso. (Concelho Científico) Disponibilização de cursos no portal institucional. (GGC)		Gestão Curricular Concelho Científico
Concelho Científico	Configuração de emails a serem enviados aos candidatos:
	Versão em Português: Email 1 – Link de acesso ao sistema de candidaturas online. Email 2 – Credenciais de acesso ao sistema de candidaturas online no Fénix. Email 3.a. – Referência MB para pagamento da taxa de candidatura. Email 4 – Confirmação do pagamento da taxa de candidatura.	Versão em Inglês: Email 1 – Link de acesso ao sistema de candidaturas online. Email 2 – Credenciais de acesso ao sistema de candidaturas online. Email 3.b. – Pedido de envio de comprovativo de pagamento paypal. Email 4 – Confirmação do pagamento da taxa de candidatura	Gestão Curricular
Secretariado das Escolas	Configuração de emails a serem enviados aos candidatos: Email 5 – Email informativo da mudança de estado da candidatura para Admitido / Não Admitido / Suplente / Excluído		Secretaria da Escola

Fase de Candidatura

Responsável	Procedimento		Portal no Fénix
Candidato sem credenciais no Fénix	Insere e confirma o seu email pessoal no Portal do ISCTE.		Portal Público
Fénix	Envia Email 1 com o link de acesso ao sistema Fénix para efectuar candidaturas online.
Candidato sem credenciais no Fénix	Insere dados (Nome, Género, Data Nascimento, Tipo Documento Identificação, Número Documento Identificação, Email) para criação de credenciais de acesso.		Candidaturas
Fénix	Envia Email 2 com credenciais de acesso ao sistema de candidaturas online
Candidato	Selecciona o curso pretendido e preenche a candidatura online. Pode gravar a informação da candidatura e terminar noutra altura. Submete a candidatura.		Candidaturas
Fénix	Candidato com nacionalidade portuguesa: Envia Email 3.a. com as referências MB	Candidato com nacionalidade estrangeira: Se o candidato escolheu efectuar o pagamento por PayPal: Reencaminha o candidato para o sistema de pagamento PayPal. Enviado o Email 3.b. com o Pedido de envio de comprovativo de pagamento paypal. Se o candidato escolheu efectuar o pagamento por MB: Envia Email 3.a. com as referências MB
Candidato	Efectua pagamento com referências MB recebidas.	Efectua pagamento online PayPal ou com as referências MB recebidas.
Tesouraria	Pagamentos efectuados com Referências MB: Tesouraria recebe ficheiro da SIBS com os pagamentos efectuados. Efectua upload do ficheiro recebido da SIBS. Pagamentos efectuados por meio do sistema PayPal: Recebe email do candidato com o comprovativo de pagamento. Recebe o extracto PayPal. Coloca a candidatura como paga.		Tesouraria
Fénix	Muda o estado da candidatura para “Candidato com pagamento efectuado”.
Fénix	Envia Email 4 a informar que a candidatura ficou válida.

Fase de Análise de Candidaturas

Responsável	Procedimento	Portal no Fénix
Secretariado das Escolas	Verificar se as candidaturas possuem todos os elementos necessários.	Secretaria da Escola
Secretariado das Escolas	Solicitar aos candidatos os elementos em falta.
Secretariado das Escolas	Anexar à candidatura os elementos em falta.	Secretaria da Escola
Secretariado das Escolas	Mudar o estado da candidatura para “Candidatura em análise”.	Secretaria da Escola
Secretariado das Escolas	Exportar para ficheiros formato Excel as candidaturas do curso para apoio ao procedimento de análise.	Secretaria da Escola
Director de Curso	Análise das candidaturas.	Direcção de Curso
Director de Curso	Pontuar as candidaturas.
Director de Curso	Elaborar a acta de selecção.
Secretariado das Escolas/Director de Curso	Anexar a acta de selecção na página das candidaturas ao curso.	Direcção de Curso
Secretariado das Escolas/Director de Curso	Alteração de estado da candidatura	Secretaria da Escola / Direcção de Curso
Fénix	Envia Email 5 para os candidatos admitidos / suplentes / não admitidos / excluídos.