Copiar turnos

Copiar turnos

No Fénix é possível copiar turnos (horários) de um ano lectivo anterior.

Ao copiar turnos de um ano lectivo anterior é possível reduzir o tempo e os procedimentos necessários para criar turnos no ano lectivo de destino, nos casos em que a informação básica dos turnos não sofre grandes alterações de um ano lectivo para outro. No entanto, a informação copiada deve ser sempre revista para ficar completamente adequada ao ano lectivo de destino.

Cores para indicar informação na página de cópia dos turnos

  • Verde - A informação pode ser copiada.
  • Vermelho - A informação não pode ser copiada.
Apenas serão assinaladas, com as cores indicadas, as seguintes colunas da secção Turnos na origem por se tratar da informação que pode ser copiada/reproduzida no destino:
  • Turno;
  • Tipo;
  • Turmas;
  • Aulas.

Turno

Os turnos só podem ser copiados quando as unidades de execução de origem e destino dependerem da mesma unidade de competência.

Quando existirem turnos na unidade de execução de destino já não será possível efectuar a cópia de turnos para essa unidade de execução.

Em conclusão, um turno pode ser copiado se:

  • as unidades de execução de  origem e de destino dependerem da mesma unidade de competência;
  • na unidade de execução de destino ainda não existirem turnos.
Neste caso, o turno será mostrado com a cor verde. Caso contrário, o turno não poderá ser copiado e será mostrado com a cor vermelha.


Tipo

Quando o turno de origem pode ser copiado, o tipo do turno é mostrado com a cor verde e será atribuído ao turno de destino. Quando o turno de origem não pode ser copiado para o destino, o tipo do turno é mostrado com a cor vermelha.


Turmas

A associação de uma turma a um turno pode ser reproduzida no turno copiado se a turma existir com o mesmo nome na origem e no destino. Neste caso, a turma é mostrada com a cor verde.

No caso da turma não existir no ano de destino, a associação da turma ao turno de destino não pode ser reproduzida pelo que a turma na origem será mostrada com a cor vermelha e o turno será copiado sem a associação a essa turma.


Aulas

Quando o turno de origem pode ser copiado, as aulas planeadas no ano de origem serão criadas nos mesmos dias da semana e com as mesmas horas de início e fim, mas com as datas adequadas ao período de execução do ano de destino. Neste caso, as aulas são assinaladas com a cor verde.

Quando o turno de origem não pode ser copiado para o destino, as aulas planeadas são assinaladas com a cor vermelha.

As aulas de substituição e extraordinárias que existirem no ano de origem não são mostradas nesta página nem serão copiadas para o ano de destino.


Preparativos para copiar turnos

Para copiar turnos de um ano lectivo anterior para um novo ano lectivo que se encontre em planeamento, é necessário que se encontrem efectuados os procedimentos indicados a seguir.

Unidades de execução

As unidades de execução já devem ter sido criadas (no portal Planeamento) no ano lectivo de destino.

Associação/união de unidades de execução

As uniões/associações de unidades de execução de cursos diferentes não são reproduzidas quando os turnos são copiados.

Assim, as uniões/associações de unidades de execução que existam na origem e tiverem que existir também no destino, devem ser feitas (no portal Planeamento) antes da cópia de turnos para que as turmas no destino fiquem correctamente associadas. Caso se torne necessário criar uniões/associações de unidades de execução diferentes das do ano de origem após a cópia dos turnos, é necessário associar as turmas aos turnos acedendo a cada turno e associando turma a turma.

Turmas

As turmas no ano lectivo de destino devem ser criadas (no portal Gestão de recursos) antes da cópia dos turnos. Desta forma, as turmas que corresponderem entre a origem e o destino ficarão automaticamente associadas aos turnos copiados. Se não existirem turmas no destino o processo de cópia não será impedido, no entanto, os turnos serão criados sem turmas associadas e a associação das turmas aos turnos deverá ser efectuada posteriormente pelo processo que já existe (aceder a cada turno e associar as turmas necessárias).

No ano lectivo de destino, as turmas que corresponderem às turmas do ano de origem devem ser criadas com os mesmos nomes em cada curso para que o sistema, ao copiar turnos, possa fazer a relação das turmas do ano lectivo de origem com as turmas do ano lectivo de destino, uma vez que apenas ficarão associadas aos turnos copiados para o destino as turmas cujos nomes corresponderem entre os anos lectivos de origem e destino.

Se for necessário criar turmas no ano lectivo de destino com nomes que não existam no ano de origem (por ex. turmas novas), a seguir é necessário fazer a associação destas turmas, uma a uma, aos respectivos turnos tal como já é efectuado. Pelo contrário, se for necessário reduzir o número de turmas relativamente ao ano de origem, basta não criar as turmas desnecessárias.


Procedimentos para copiar turnos

Para copiar os turnos de um ano para outro, existem duas funcionalidades no sistema. No entanto, o resultado final é igual.

As funcionalidades são:

  • Copiar turnos (portal Gestão de recursos -> Copiar turnos);
  • Copiar turnos do ano anterior (portal Gestão de recursos -> Gerir horários -> Turnos -> Copiar turnos do ano anterior).

A seguir indicam-se os procedimentos para cada uma das funcionalidades.

Funcionalidade "Copiar turnos"

Resumo

  • Efectuar a autenticação no Fénix (https://fenix.iscte.pt;
  • clicar no portal Gestão de recursos;
  • no menu lateral esquerdo, na secção Horários, clicar em Copiar turnos;
  • indicar a Origem e o Destino dos turnos a copiar;
  • clicar no botão Copiar turnos para o destino.

Detalhe

Após efectuar a autenticação no sistema Fénix (https://fenix.iscte.pt), deve clicar no portal Gestão de Recursos.

A seguir, no menu lateral esquerdo, na secção Horários, deve clicar em Copiar turnos.




Neste momento, encontra-se na página onde são copiados os turnos. Nesta página, a informação encontra-se organizada nas seguintes secções: Origem, Turnos na origem, Destino e Turnos no destino.


Secção "Origem"

Na secção Origem, são mostrados os seguintes campos:

  • Semestre;
  • Tipo de curso;
  • Curso Execução;
  • Unidade de execução.


Nesta secção, encontra-se a informação relativa ao ano lectivo de origem dos turnos a copiar:

  • o campo Semestre é preenchido, de forma automática, com o período de execução (semestre/ano lectivo) corrente (origem dos turnos a copiar), no entanto, caso pretenda, pode alterá-lo;
  • no campo Tipo de curso, deve escolher o tipo do curso cujos turnos pretende gerir;
  • no campo Curso Execução, deve escolher o curso cujos turnos pretende gerir;
  • o campo Unidade de execução, permite indicar uma unidade de execução quando pretende copiar apenas os turnos dessa unidade de execução. Caso não indique uma unidade de execução, então serão copiados todos os turnos das unidades de execução que pertencem ao período de execução do curso de origem indicado independentemente do ano curricular.


A lista de turnos encontrados, de acordo com os critérios indicados nos campos desta secção, é mostrada na secção indicada a seguir Turnos na origem.

Secção "Turnos na origem"

Na secção Turnos na origem, são listados os turnos encontrados no ano lectivo de origem tendo em conta os critérios indicados na secção anterior Origem.

Nesta secção, são mostradas as seguintes colunas:

  • Unidade de execução: se não for indicada uma unidade de execução na secção Origem, serão listadas todas as unidades de execução do semestre indicado independentemente do ano curricular, pelo contrário, se for indicada uma unidade de execução na Origem, então apenas será listada essa unidade de execução;
  • Turno: se não for indicada uma unidade de execução na secção Origem, serão listados todos os turnos de todas as unidades de execução do semestre indicado independentemente do ano curricular, pelo contrário, se for indicada uma unidade de execução na Origem, então serão listados todos os turnos apenas dessa unidade de execução;
  • Tipo: indica o tipo de aulas de cada turno na Origem;
  • Turmas: indica a(s) turma(s) associada(s) ao turno de origem. Se a unidade de execução de origem não se encontrar unida com uma ou mais unidades de execução de outros cursos, serão indicadas apenas turmas do curso de origem, caso contrário, se a unidade de execução se encontrar unida com uma ou mais unidades de execução de outros cursos, então, poderão ser indicadas turmas de qualquer dos cursos das unidades de execução que se encontrem unidas;
  • Curso Execução: indica o(s) curso(s) da(s) unidade(s) de execução de Origem. Se a unidade de execução do curso de origem não se encontrar unida com uma ou mais unidades de execução de outros cursos, será mostrado o curso de origem, caso contrário, se a unidade de execução se encontrar unida com uma ou mais unidades de execução de outros cursos, então, serão mostrados os cursos de todas as unidades de execução que se encontrem unidas.
  • Aulas: indica o dia da semana e a hora de início e fim das aulas de cada turno. Pode existir mais do que uma aula por dia e em mais do que um dia da semana em cada turno. Quando for mostrado o caractere "-", quer dizer que não foram definidas aulas no turno de origem, pelo que no turno de destino (turno copiado) também não serão criadas aulas.


Secção "Destino"

Na secção Destino, são mostrados os seguintes campos:

  • Semestre;
  • Tipo de curso;
  • Curso Execução;
  • Unidade de execução.

Nesta secção, encontra-se a informação relativa ao ano lectivo de destino dos turnos a copiar:

  • o campo Semestre é preenchido de forma automática com o mesmo semestre do ano lectivo seguinte ao actual (destino dos turnos a copiar), no entanto, caso pretenda pode alterá-lo;
  • no campo Tipo de curso, deve escolher o tipo do curso cujos turnos pretende gerir;
  • no campo Curso Execução, deve escolher o curso cujos turnos pretende gerir;
  • o campo Unidade de execução, permite indicar uma unidade de execução quando pretende visualizar apenas os turnos dessa unidade de execução que já existam no ano lectivo de destino. Caso não indique uma unidade de execução, serão listados todos os turnos (caso existam) de todas as unidades de execução que pertençam ao período de execução do curso de destino independentemente do ano curricular.

Para alterar os dados dos campos desta secção, clique no botão Editar e escolha o dado em cada campo. Ao escolher o dado de cada campo a informação da página será actualizada automaticamente.

A lista de turnos encontrados, de acordo com os critérios indicados nos campos desta secção, é mostrada na secção indicada a seguir Turnos no destino.

Secção "Turnos no destino"

Na secção Turnos no destino, são listados os turnos encontrados no ano lectivo de destino dos turnos a copiar, tendo em conta os critérios indicados na secção anterior Destino.

Nesta secção, são mostradas as seguintes colunas:

  • Unidade de execução: se não for indicada uma unidade de execução na secção Destino, serão listados todos os turnos de todas as unidades de execução do semestre indicado independentemente do ano curricular, pelo contrário, se for indicada uma unidade de execução na secção Destino, então apenas serão listados os turnos dessa unidade de execução;
  • Turno: se não for indicada uma unidade de execução na secção Destino, serão listados todos os turnos, que já existam no destino, de todas as unidades de execução do semestre indicado independentemente do ano curricular, pelo contrário, se for indicada uma unidade de execução na secção Destino, então serão listados todos os turnos, que já existam no Destino, apenas dessa unidade de execução;
  • Tipo: indica o tipo de aulas de cada turno que já existe no destino;
  • Turmas: indica a(s) turma(s) associada(s) ao turno que já existe no destino. Se a unidade de execução de destino não se encontrar unida com uma ou mais unidades de execução de outros cursos, serão indicadas apenas turmas do curso de destino, caso contrário, se a unidade de execução se encontrar unida com uma ou mais unidades de execução de outros cursos, então, poderão ser indicadas turmas de qualquer dos cursos das unidades de execução que se encontrem unidas;
  • Curso Execução: indica o(s) curso(s) da(s) unidade(s) de execução de destino. Se a unidade de execução do curso de destino não se encontrar unida com uma ou mais unidades de execução de outros cursos, será mostrado o curso de destino, caso contrário, se a unidade de execução se encontrar unida com uma ou mais unidades de execução de outros cursos, então, serão mostrados os cursos de todas as unidades de execução que se encontrem unidas.
  • Aulas: indica o dia da semana e a hora de início e fim das aulas de cada turno que já existe no destino. Pode existir mais do que uma aula por dia e em mais do que um dia da semana em cada turno. Quando for mostrado o caractere "-", quer dizer que não foram definidas aulas no turno de destino.


Após o preenchimento das duas secções Origem e Destino, para copiar os turnos deve clicar no botão Copiar turnos para o destino que se encontra na parte inferior da página e, a seguir, confirmar se pretende continuar a acção.

Após confirmar a acção, aguarde alguns segundos até os turnos se encontrarem copiados e a página ser automaticamente actualizada. Após a actualização da página, na secção Turnos no destino, serão mostrados todos os turnos (os turnos que eventualmente já existirem e os turnos que acabaram de ser criados).

Verifique na secção Turnos no destino a informação que consta relativamente a cada turno e, caso seja necessário, aceda a cada turno da forma usual (portal Gestão de recursos -> Gerir horários -> Turnos) e proceda às correcções que forem consideradas necessárias.

Se não confirmar a acção, o sistema continuará a mostrar a página para cópia de turnos com a informação que indicou.

Avisos

No caso de ainda não existirem feriados introduzidos no sistema, no ano civil de início ou fim do período de aulas, os turnos não serão copiados. Neste caso, após clicar no botão Copiar turnos para o destino será mostrado o aviso de que ainda não existem feriados no respectivo ano civil. Deverá então contactar os Serviços de Informática para que a situação seja devidamente tratada.


Funcionalidade "Copiar turnos do ano anterior"

Resumo

  • Efectuar a autenticação no Fénix (https://fenix.iscte.pt;
  • clicar no portal Gestão de recursos;
  • no menu lateral esquerdo, na secção Horários, clicar em Gerir horários;
  • escolher o Período de execução e o Tipo de curso em que pretende criar turnos/horários;
  • na linha do curso, no ano curricular pretendido, clicar em Turnos;
  • clicar em Copiar turnos do ano anterior;
  • verificar a Origem e o Destino e corrigir se for necessário;
  • clicar no botão Copiar turnos para o destino.

Detalhe

Após efectuar a autenticação no sistema Fénix (https://fenix.iscte.pt), deve clicar no portal Gestão de Recursos.

A seguir, no menu lateral esquerdo, na secção Horários, deve clicar em Gerir horários. Será então apresentada uma página de cursos geridos pela escola a que pertence que mostra, por omissão, as licenciaturas no período de execução (semestre/ano lectivo) corrente. Caso pretenda visualizar outro tipo de cursos ou um período de execução diferente, pode fazê-lo da seguinte forma:
  • na coluna Escolha um tipo de Curso, deve clicar no tipo de curso pretendido (por ex. "Mestrado", "Pós-graduação", etc.);
  • na coluna Escolha um período de execução, deve clicar no período de execução pretendido (por ex. "2014/2015 - 1º Semestre").
A página será então actualizada com a lista de cursos do tipo pretendido no período de execução indicado.

A seguir, na linha do curso pretendido, na coluna do ano curricular em que pretende gerir os turnos, clique na hiperligação Turnos para visualizar a página dos turnos das unidades de execução de acordo com os critérios indicados até agora.





Neste momento, encontra-se na página dos turnos do curso, no período de execução e ano curricular que pretende gerir. Nesta página encontra-se a funcionalidade que permite copiar turnos de um ano anterior.



Assim, para copiar turnos de um ano anterior, na secção Gestão de turnos, clique na hiperligação Copiar turnos do ano anterior mostrada na imagem anterior. Deve aguardar alguns segundos até a nova página ser actualizada. Serão então mostrados todos os turnos de todas as unidades de execução do curso, cujo semestre e ano lectivo correspondam com o indicou.

Nesta página, onde são copiados os turnos, a informação encontra-se organizada nas seguintes secções: Origem, Turnos na origem, Destino e Turnos no destino.


Secção "Origem"

Na secção Origem, são mostrados os seguintes campos:

  • Semestre;
  • Tipo de curso;
  • Curso Execução;
  • Unidade de execução.

Nesta secção, encontra-se a informação relativa ao ano lectivo de origem dos turnos a copiar. Os três primeiros campos (Semestre, Tipo de curso e Curso Execução) são preenchidos de forma automática, tendo em conta os critérios indicados até ao momento, no entanto, caso pretenda pode alterá-los escolhendo os dados em cada um.

O campo Unidade de execução, permite indicar uma unidade de execução quando pretende copiar apenas os turnos dessa unidade de execução. Caso não indique uma unidade de execução, então serão copiados todos os turnos das unidades de execução que pertençam ao período de execução do curso de origem indicado independentemente do ano curricular.

A lista de turnos encontrados, de acordo com os critérios indicados nos campos desta secção, é mostrada na secção indicada a seguir Turnos na origem.


Secção "Turnos na origem"

Na secção Turnos na origem, são listados os turnos encontrados no ano lectivo de origem tendo em conta os critérios indicados na secção anterior Origem.

Nesta secção, são mostradas as seguintes colunas:

  • Unidade de execução: se não for indicada uma unidade de execução na secção Origem, serão listados os turnos de todas as unidades de execução do semestre indicado independentemente do ano curricular, pelo contrário, se for indicada uma unidade de execução na Origem, então apenas serão listados os turnos dessa unidade de execução;
  • Turno: se não for indicada uma unidade de execução na secção Origem, serão listados todos os turnos de todas as unidades de execução do semestre indicado independentemente do ano curricular, pelo contrário, se for indicada uma unidade de execução na Origem, então serão listados todos os turnos apenas dessa unidade de execução;
  • Tipo: indica o tipo de aulas de cada turno na Origem;
  • Turmas: indica a(s) turma(s) associada(s) ao turno de origem. Se a unidade de execução de origem não se encontrar unida com uma ou mais unidades de execução de outros cursos, serão indicadas apenas turmas do curso de origem, caso contrário, se a unidade de execução se encontrar unida com uma ou mais unidades de execução de outros cursos, então, poderão ser indicadas turmas de qualquer dos cursos das unidades de execução que se encontrem unidas;
  • Curso Execução: indica o(s) curso(s) da(s) unidade(s) de execução de Origem. Se a unidade de execução do curso de origem não se encontrar unida com uma ou mais unidades de execução de outros cursos, será mostrado o curso de origem, caso contrário, se a unidade de execução se encontrar unida com uma ou mais unidades de execução de outros cursos, então, serão mostrados os cursos de todas as unidades de execução que se encontrem unidas.
  • Aulas: indica o dia da semana e a hora de início e fim das aulas de cada turno. Pode existir mais do que uma aula por dia e em mais do que um dia da semana em cada turno. Quando for mostrado o caractere "-", quer dizer que não foram definidas aulas no turno de origem, pelo que no turno de destino (turno copiado) também não serão criadas aulas.


Secção "Destino"

Na secção Destino, são mostrados os seguintes campos:
  • Semestre;
  • Tipo de curso;
  • Curso Execução;
  • Unidade de execução.
Nesta secção, encontra-se a informação relativa ao ano lectivo de destino dos turnos a copiar. Os três primeiros campos (Semestre, Tipo de curso e Curso Execução) são preenchidos de forma automática, tendo em conta os critérios indicados até ao momento, no entanto, caso pretenda pode alterá-los.

O campo Unidade de execução, permite indicar uma unidade de execução quando pretende visualizar apenas os turnos dessa unidade de execução que já existam no ano lectivo de destino. Caso não indique uma unidade de execução, serão listados todos os turnos de todas as unidades de execução que pertençam ao período de execução do curso de destino independentemente do ano curricular.

Para alterar os dados dos campos desta secção, clique no botão Editar e escolha o dado em cada campo. Ao escolher o dado de cada campo a informação da página será actualizada automaticamente.

A lista de turnos encontrados, de acordo com os critérios indicados nos campos desta secção, é mostrada na secção indicada a seguir Turnos no destino.


Secção "Turnos no destino"

Na secção Turnos no destino, são listados os turnos encontrados no ano lectivo de destino dos turnos a copiar, tendo em conta os critérios indicados na secção anterior Destino.

Nesta secção, são mostradas as seguintes colunas:

  • Unidade de execução: se não for indicada uma unidade de execução na secção Destino, serão listados todos os turnos de todas as unidades de execução do semestre indicado independentemente do ano curricular, pelo contrário, se for indicada uma unidade de execução na secção Destino, então apenas serão listados os turnos dessa unidade de execução;
  • Turno: se não for indicada uma unidade de execução na secção Destino, serão listados todos os turnos, que já existam no destino, de todas as unidades de execução do semestre indicado independentemente do ano curricular, pelo contrário, se for indicada uma unidade de execução na secção Destino, então serão listados todos os turnos, que já existem no destino, apenas dessa unidade de execução;
  • Tipo: indica o tipo de aulas de cada turno que já existe no destino;
  • Turmas: indica a(s) turma(s) associada(s) ao turno que já existe no destino. Se a unidade de execução de destino não se encontrar unida com uma ou mais unidades de execução de outros cursos, serão indicadas apenas turmas do curso de destino , caso contrário, se a unidade de execução se encontrar unida com uma ou mais unidades de execução de outros cursos, então, poderão ser indicadas turmas de qualquer dos cursos das unidades de execução que se encontrem unidas;
  • Curso Execução: indica o(s) curso(s) da(s) unidade(s) de execução de destino. Se a unidade de execução do curso de destino não se encontrar unida com uma ou mais unidades de execução de outros cursos, será mostrado o curso de destino, caso contrário, se a unidade de execução se encontrar unida com uma ou mais unidades de execução de outros cursos, então, serão mostrados os cursos de todas as unidades de execução que se encontrem unidas.
  • Aulas: indica o dia da semana e a hora de início e fim das aulas de cada turno que já existe no destino. Pode existir mais do que uma aula por dia e em mais do que um dia da semana em cada turno. Quando for mostrado o caractere "-", quer dizer que não foram definidas aulas no turno de destino.
Após o preenchimento das duas secções Origem e Destino, para copiar os turnos deve clicar no botão Copiar turnos para o destino que se encontra na parte inferior da página e, a seguir, confirmar se pretende continuar a acção.

Após confirmar a acção, aguarde alguns segundos até os turnos se encontrarem copiados e a página ser automaticamente actualizada. Após a actualização da página, na secção Turnos no destino, serão mostrados todos os turnos (os turnos que eventualmente já existirem e os turnos que acabaram de ser criados).

Verifique na secção Turnos no destino a informação que consta relativamente a cada turno e, caso seja necessário, aceda a cada turno da forma usual (portal Gestão de recursos -> Gerir horários -> Turnos) e proceda às correcções que forem consideradas necessárias.

Se não confirmar a acção, o sistema continuará a mostrar a página para cópia de turnos com a informação que indicou.

Avisos

No caso de ainda não existirem feriados introduzidos no sistema, no ano civil de início ou fim do período de aulas, os turnos não serão copiados. Neste caso, após clicar no botão Copiar turnos para o destino será mostrado o aviso de que ainda não existem feriados no respectivo ano civil. Deverá então contactar os Serviços de Informática para que a situação seja devidamente tratada.